Politique de Protection des Données(RGPD)

Lorsque B&I Stratégies SRL agit pour ses besoins propres, elle intervient comme responsable du traitement. Lorsqu'elle intervient pour le compte d'un client, notamment dans le cadre de missions RH, sociales, administratives, opérationnelles ou de propreté, certains traitements ou accès aux données peuvent être réalisés pour le compte du client. Dans ce cas, les données sont traitées selon les instructions documentées du client et dans le cadre contractuel applicable.

Des formulaires de contact sont disponibles sur le site internet. Les informations transmises via ces formulaires sont utilisées pour analyser la demande et y répondre.

• Répondre aux demandes introduites via le site internet, par email, par téléphone ou lors d'un rendez-vous.
• Gérer les relations avec les prospects, clients, fournisseurs, partenaires et personnes de contact professionnelles.
• Préparer des offres, devis, cahiers des charges, contrats, interventions, plannings de nettoyage et suivis de mission.
• Réaliser des prestations de management, stratégie RH, conformité légale, audit CPPT, législation sociale, dialogue social, lutte contre l'absentéisme et pilotage opérationnel.
• Organiser et suivre les prestations de propreté professionnelle, de nettoyage de locaux commerciaux, de cabinets médicaux, de cabinets d'avocats, de fiduciaires, de bureaux d'assurance et d'autres locaux professionnels.
• Assurer la facturation, la comptabilité, l'administration, la gestion des litiges, la preuve des interventions, la sécurité des accès et le respect des obligations légales.
• Communiquer des informations strictement liées aux services, aux rendez-vous, aux demandes en cours ou aux relations contractuelles.

• Données d'identification : nom, prénom, fonction, société ou organisation représentée.
• Coordonnées : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale ou siège de l'entreprise.
• Données professionnelles : numéro d'entreprise, numéro de TVA, secteur d'activité, informations nécessaires à la relation commerciale ou contractuelle.
• Données transmises via les formulaires : type de demande, contenu du message, disponibilité, informations utiles à l'établissement d'une offre ou d'un devis.
• Données liées aux missions : documents, informations RH, sociales, organisationnelles, financières, opérationnelles ou juridiques communiquées volontairement dans le cadre d'une mission.
• Données liées aux prestations de propreté : adresses des sites, plans d'accès, horaires d'intervention, consignes de sécurité, coordonnées des personnes de contact, clés, badges, codes ou informations strictement nécessaires à l'accès aux locaux, lorsque le client les communique.
• Données administratives : devis, contrats, bons d'intervention, factures, correspondances, preuves de paiement et documents comptables.
• Données techniques limitées : informations nécessaires au bon fonctionnement et à la sécurité du site, lorsque celles-ci sont générées automatiquement.

Dans le cadre du nettoyage de locaux commerciaux ou professionnels, B&I Stratégies SRL peut, sans rechercher à les consulter, se trouver matériellement en présence de documents, écrans, dossiers, courriers, classeurs, badges, ordonnances, fiches clients, dossiers patients, dossiers juridiques, pièces comptables, dossiers d'assurance ou autres informations appartenant au client ou à ses propres clients, patients, assurés, travailleurs ou partenaires.

Cet accès est strictement incidentel et limité à ce qui est nécessaire à la réalisation de la prestation de propreté. B&I Stratégies SRL ne collecte pas ces informations pour son propre compte, ne les lit pas volontairement, ne les copie pas, ne les photographie pas, ne les emporte pas et ne les communique pas à des tiers, sauf instruction écrite du client, obligation légale ou nécessité impérieuse liée à la sécurité ou à la gestion d'un incident.

Les clients restent responsables de la mise en place de mesures adaptées dans leurs locaux, telles que le rangement des dossiers, la fermeture des armoires, la déconnexion ou le verrouillage des écrans, la limitation des zones accessibles, la gestion des clés et badges, ainsi que toute consigne particulière imposée par leur secteur d'activité.

Certaines missions peuvent avoir lieu dans des environnements soumis à un devoir renforcé de confidentialité ou au secret professionnel, notamment cabinets médicaux, paramédicaux, cabinets d'avocats, études, fiduciaires, bureaux comptables, courtiers ou bureaux d'assurance. Les données présentes dans ces lieux peuvent inclure des données de santé, informations juridiques, données financières, données relatives à des clients, patients, assurés ou travailleurs, ou informations commercialement sensibles.

B&I Stratégies SRL applique dans ces environnements un principe de discrétion renforcée : accès limité aux zones nécessaires, respect des consignes du client, interdiction de consultation volontaire des documents et écrans, interdiction de reproduction ou de photographie, obligation de signaler toute anomalie, document trouvé, perte de clé, accès non autorisé, incident ou situation susceptible d'affecter la confidentialité.

Lorsque la nature de la mission ou le secteur du client l'exige, des consignes particulières peuvent être formalisées contractuellement, par exemple horaires d'intervention, zones interdites, procédures d'accès, règles de clean desk, traitement des déchets confidentiels, journal des clés, clauses de confidentialité renforcées ou engagements individuels du personnel affecté.

Les traitements reposent, selon le cas, sur l'une des bases juridiques suivantes :

• L'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles, par exemple pour établir une offre, organiser une intervention, planifier une prestation ou gérer une mission.
• Le respect d'obligations légales, notamment comptables, fiscales, sociales, administratives ou liées à la sécurité.
• L'intérêt légitime de B&I Stratégies SRL à gérer ses activités, assurer la sécurité, défendre ses droits, développer ses services, organiser ses équipes et communiquer avec des contacts professionnels.
• Le consentement, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certaines communications ou demandes spécifiques. Le consentement peut être retiré à tout moment.

• Demandes de contact et prospects : le temps nécessaire au traitement de la demande, puis une durée raisonnable de suivi commercial, sauf opposition.
• Données clients et dossiers de mission : pendant la relation contractuelle, puis en principe 5 ans après la clôture du dossier, sauf obligation légale plus longue ou nécessité de défense des droits.
• Documents comptables, factures et pièces permettant d'établir les revenus imposables : durée légale applicable en Belgique, en principe 10 ans ou 10 exercices comptables.
• Données RH, sociales, financières, juridiques ou sensibles confiées dans le cadre d'une mission : uniquement pendant la durée nécessaire à la mission, puis selon les instructions du client, le contrat applicable ou les obligations légales.
• Données d'accès aux locaux, clés, badges, codes, alarmes et consignes opérationnelles : pendant la durée strictement nécessaire à l'organisation de la prestation, puis suppression, restitution ou mise à jour selon les instructions du client.
• Données techniques de sécurité : durée limitée aux besoins de sécurité, de diagnostic et de preuve.

Les données ne sont communiquées qu'aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour les finalités décrites ci-dessus. Il peut s'agir, selon les cas, de prestataires d'hébergement, de messagerie, de maintenance informatique, de comptabilité, de services administratifs, d'outils techniques, de sécurité, de conseils juridiques, de partenaires intervenant dans l'exécution d'une mission ou de membres du personnel affectés à un site de nettoyage.

Pour des raisons de sécurité et de cybersécurité, la liste nominative détaillée des prestataires n'est pas publiée publiquement. Les informations pertinentes peuvent être communiquées sur demande justifiée, dans les limites légales et contractuelles applicables.

B&I Stratégies SRL privilégie, lorsque cela est possible, des outils et prestataires situés dans l'Espace économique européen. Si un transfert de données en dehors de l'Espace économique européen devait intervenir, il serait encadré par des garanties appropriées conformément au RGPD, telles que des clauses contractuelles types ou tout autre mécanisme légalement reconnu.

B&I Stratégies SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération, la divulgation ou la destruction. Ces mesures peuvent inclure des contrôles d'accès, des procédures internes, une sélection prudente des prestataires, des mesures de sauvegarde et des pratiques de confidentialité adaptées aux missions réalisées.

Pour les prestations de propreté, les mesures peuvent notamment inclure : limitation des informations transmises aux intervenants, consignes de confidentialité, gestion prudente des clés et badges, restriction des zones d'intervention, interdiction de consulter volontairement les documents ou écrans, interdiction de photographier les locaux ou documents sans autorisation, et procédure de signalement en cas d'incident ou d'accès accidentel à une information sensible.

Compte tenu des activités de conseil, de gestion RH, de conformité et de propreté auprès de professions exigeantes, une attention particulière est portée à la discrétion, à la confidentialité et au respect des informations professionnelles confiées ou présentes dans les locaux.

Dans le cadre de certaines missions RH, sociales, juridiques, organisationnelles ou de propreté en environnements sensibles, B&I Stratégies SRL peut avoir accès à des informations confidentielles ou à des catégories particulières de données, notamment lorsque celles-ci sont communiquées par le client ou visibles de manière incidente dans les locaux.

Ces données sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire à la mission, avec une limitation d'accès stricte, une obligation de confidentialité et dans le respect du cadre contractuel applicable. Lorsque B&I Stratégies SRL agit pour le compte du client, le client demeure responsable de déterminer les instructions, la base juridique, les durées de conservation et les mesures propres à son activité réglementée.

Tout incident susceptible d'affecter la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité de données personnelles doit être signalé rapidement à la personne de contact désignée. Cela peut inclure, par exemple, la perte d'une clé ou d'un badge, l'accès accidentel à un dossier, la découverte de documents confidentiels hors zone sécurisée, un écran laissé ouvert, une intrusion, un vol, une erreur d'envoi ou une destruction accidentelle.

B&I Stratégies SRL coopère avec le client afin de permettre l'analyse de l'incident, la limitation des conséquences, la documentation des faits et, lorsque cela est requis, le respect des obligations de notification applicables.

Conformément au RGPD, toute personne concernée peut, dans les conditions prévues par la réglementation, exercer les droits suivants :

• Droit d'accès aux données la concernant.
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes.
• Droit d'effacement lorsque les conditions légales sont remplies.
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit d'opposition à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime.
• Droit au retrait du consentement lorsque le traitement repose sur le consentement.
• Droit à la portabilité des données lorsque ce droit est applicable.

La demande peut être adressée à info@bi-strategies.be. Une preuve d'identité peut être demandée lorsque cela est nécessaire afin d'éviter toute communication de données à une personne non autorisée.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données en Belgique. B&I Stratégies SRL invite toutefois les personnes concernées à la contacter préalablement afin de rechercher une solution rapide et appropriée.

Le site internet de B&I Stratégies SRL permet de prendre contact pour des demandes liées au management, aux ressources humaines, à la conformité légale, à la propreté professionnelle, au nettoyage de locaux commerciaux ou aux services aux entreprises. Les champs demandés peuvent notamment inclure le nom, le téléphone, l'email, le type de demande et le message. Les données sont utilisées pour répondre à la demande et assurer le suivi utile.

Aucune donnée collectée via le site n'a vocation à être vendue à des tiers. Les communications commerciales non strictement liées à une relation existante ne sont envoyées que dans le respect des règles applicables et des droits d'opposition.

La présente politique peut être adaptée afin de tenir compte de l'évolution des activités de B&I Stratégies SRL, du site internet, des outils utilisés, de la réglementation, des contrats conclus avec les clients ou des recommandations des autorités compétentes. La date de mise à jour indique la version applicable.